A nuvem e suas ferramentas compartilhadas acabaram com todo o desgaste de se fazer trabalhos em grupo no Office, principalmente em ambientes empresariais, onde a produção de conteúdo compartilhado é um elemento crítico. Considerada até pouco tempo uma ferramenta de uso solitário, o Office foi “enviado” para a nuvem, mantendo toda a sua qualidade e incorporando capacidades inéditas. Hoje, resumiremos o funcionamento e as principais vantagens da coautoria do Office para trabalhos compartilhados na empresa, destacando como ele pode ajudar na produtividade.

Como funcionam e quais são as vantagens das coautorias no Office? Confira abaixo!

Como funciona?

O processo de desenvolvimento compartilhado no Office é muito simples. O arquivo pode ser desenvolvido na sua máquina como sempre foi feito, mas agora ele será enviado para uma pasta na nuvem com um simples botão.

Nesse espaço, colegas de trabalho serão adicionados e juntos, produzirão o documento em coautoria. Tudo o que o Office possui pode ser enviado e editado na nuvem, sem falar que agora tudo é compatível com dispositivos mobile (Android e iOS), facilitando para que todos contribuam de qualquer lugar.

Como é feito um trabalho em conjunto na nuvem?

Existem soluções muito eficientes para as pessoas que estão distantes geograficamente. Por exemplo: o usuário tem a possibilidade, não apenas de trocar mensagens de texto com os colegas, mas de iniciar uma chamada de voz ou vídeo no Skype.

Caso seja necessário, é possível ativar o compartilhamento de tela para aqueles momentos em que uma apresentação precisa de mais ajustes, por exemplo. Caso mais pessoas precisem ser incorporadas à produção, basta adicioná-las — enviando um e-mail ou um simples link.

O quão seguras elas são?

Uma das vantagens das coautorias na nuvem para empresas é a segurança de informações. Além de tudo ser salvo automaticamente, existem ferramentas de proteção de perdas: dados mais sensíveis se mantêm seguros, graças à utilização de criptografias (tanto online quanto off-line). Utilizar o Office também garante atualizações constantes, o que é muito importante na área de segurança digital.

Que tal migrar?

Todas as vantagens listadas aqui são inegáveis! Nesse ambiente, os seus arquivos ficam mais organizados e acessíveis para qualquer pessoa dentro da empresa. Basta escolher quem pode de fato acessá-los e pronto. O mais importante é que, no quesito interface, não muda absolutamente nada.

O Office continua do mesmo jeito que você conhece, a única diferença é que agora ele consegue lhe acompanhar por todos os cantos. Quando utilizado no ambiente empresarial, a coautoria do Office é a forma mais eficiente de desenvolver um trabalho colaborativo de maneira eficiente. É possível acompanhar todos aqueles que realmente participam, além do ambiente ser totalmente controlado e seguro. A CloudBiz é uma empresa especializada em soluções Microsoft 365/Azure.

Já produziu trabalhos de coautoria no Office? Utilizou o Microsoft Office ou o método antigo de troca de e-mails e ligações telefônicas?